FoodValley - Projecten dashboard
Een effectief dashboard met een projectgedreven aanpak dat is wat we nu in handen hebben. Vanaf start tot finish is het met DAAT een gezamenlijke aanpak geweest. Op naar spoor 2.
...de insteek
Foodvalley wil inzage in projecten om kosten, tijd en energie gelijkgericht te krijgen. Het ontbreken van focus en inzicht voorafgaand aan het gebouwde dashboard, zorgde voor een versplintering van de uitgevoerde activiteiten binnen de organisatie. Het dashboard moest daarom voorzien in een overzicht van de lopende projecten met de daaruit voortkomende aandachtspunten.
Regio Foodvalley is een regionale netwerkorganisatie. Samenwerking staat daarbij centraal om de topregio op het gebied van agrifood te zijn. En om een duurzame en aantrekkelijke regio voor bedrijven en inwoners te blijven. De acht gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Rhenen, Renswoude, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen werken samen met twee provincies, onderwijs- en kennisinstellingen en ondernemers in de regio.
...projectgestuurd
Onder de Economic Board wordt een groot aantal projecten uitgevoerd, die elkaar versterken. Alle projecten zijn opgenomen in de Strategische Agenda 2020-2025. Een overzicht van de organisatie en de betrokken personen zijn opgenomen in een informatieboekje over de samenwerkende gemeenten (pdf, 1.52 MB) en een informatieboekje over de Economic Board. (pdf, 1.45 MB)
Intern werden de projecten echter niet "langs de lat gelegd" en op de reguliere KPI's vergeleken. Hierdoor ontbrak een integraal beeld en was aansturing onnodig moeilijk. Dit is het startpunt geweest om met DAAT in gesprek te gaan over de ontwikkeling van een projecten-dashboard. Voor Foodvalley betekent dit dashboard een mogelijkheid om met eenieder het gesprek aan te gaan en de zaken af te pellen. Qua projecten, prioriteiten en voortgang.
Met meerdere projectleiders, diverse projecten en achterliggende belanghebbenden wordt de informatie periodiek opgehaald. Dit gebeurt bij de interne projectleiders en door externe bronnen zoals het Werkgevers Service Punt te koppelen, wordt het platform gevoed en de dashboard-visualisatie getoond achter een inlog.
...de opdracht.
Het inzichtelijk maken van de status van de diverse projecten binnen Foodvalley.
...onze werkzaamheden
We zijn gestart met een designsessie om de daadwerkelijke behoefte boven water te krijgen. Dit is gedaan met de projectgroep van Regio Foodvalley en de projectleider en data-scientist vanuit DAAT. Een designsessie maakt het mogelijk om in korte tijd de daadwerkelijke vraag boven water te krijgen.
Daarna is het team gestart in twee-wekelijkse sessies (sprints) om te designen, bouwen en te testen in samenwerking met de opdrachtgever. De sprints eindigden doorgaans met veel enthousiasme en energie, want het team heeft namelijk iets dat bijna onmogelijk leek neergezet in deze twee weken en daadwerkelijk toonbare voortgang geboekt.
De doorlooptijd is een drietal maanden geweest.
...vervolgstappen
DAAT heeft een systematiek opgezet om de projectleiders te bevragen en dit te verwerken in combinatie met de achterliggende databases. Daarnaast worden andere externe bronnen gekoppeld, geschoond en gepresenteerd.
Foodvalley wil echter meer en dus zijn we al bezig met "spoor 2". De contouren van een geautomatiseerd systeem dat ook gebruikt gaat worden naar buiten toe om te laten zien wat de regio doet aan de externe belanghebbenden.
... voorwaarts gedreven
Na het opleveren van DAAT en tijdens het vervolg van "spoor 2" is er nog steeds het risico dat de organisatie het niet oppakt of het dashboard niet effectief gebruikt wordt. Om die reden komt de data scientist van DAAT met de projectgroep van Foodvalley periodiek bijeen om de verbeterpunten te bespreken en de adaptatie te verhogen. Temeer omdat de kartrekker van dit dashboard inmiddels Foodvalley verlaten heeft en een dergelijk instrument niet op een persoon moet hangen maar gedragen moet worden door de gehele organisatie.
... tops en flops
👍 Designsessie had veel meerwaarde voor de start en het helder krijgen van de opdracht.
👎 Foodvalley heeft aangegeven dat ze liever vooraf wilden weten wat er nog meer mogelijk was na de eerste oplevering.
👎 Het breder betrekken -in het begin- van de organisatie (met o.a. financiën) had de adoptie makkelijker gemaakt.
...de laatste woorden
Liesbeth Laman Trip was als programma-manager de aanjager van dit project. Dit document is dan ook in samenwerking met haar tot stand gekomen. Liesbeth heeft aangegeven dat ze de samenwerking als prettig heeft ervaren. DAAT als organisatie is daarin open en goed bereikbaar geweest. Niet alleen is de opzet van het dashboard heel goed, het beoogde doel om projecten inzichtelijk te maken is daarbij ruimschoots behaald. Naar de toekomst toe is spoor 2 ingezet en gaan we kijken naar andere regio's om te vergelijken, leren en meer voorwaarts over deze materie te communiceren.
Een effectief dashboard met een projectgedreven aanpak dat is wat we nu in handen hebben. Vanaf start tot finish is het met DAAT een gezamenlijke aanpak geweest. Op naar spoor 2.
Liesbeth Laman Trip - Programmamanager Arbeidsmarktregio en programma Human Capital regio Foodvalley bij Gemeente Ede