Bij DAAT hebben we een aantal arbodiensten als klant. Niet verwonderlijk. We zijn namelijk actief op het vlak van : data - mens - werk. Wat me wel is opgevallen binnen dit segment is dat (vergelijkbaar met de zorg en gemeenten) de kern van de dienstverlening weliswaar 'een mens' is maar dat deze alleen de volle aandacht kan krijgen als daarin een volledig afgestemde automatisering in het onderliggende proces verankert ligt.
En daarin zie ik binnen arbodiensten nog vaak een niet geautomatiseerde omgeving terug. Terwijl je een complexe omgeving hebt met meerdere hoofdstromen, diverse rollen (verzuimcoach, arbo-arts en verzuimregisseur), privacy gevoelige regelgeving en veel administratieve lasten. Andere sectoren hebben echter systemen die beter op elkaar afgestemd zijn. In deze sectoren verrichten ze vrijwel geen handmatige handelingen meer.
Daarin zie ik dus veel overeenkomsten met gemeenten en zorginstellingen waar wij veel voor werken. Ik zal ze hieronder puntsgewijs met je doornemen en aangeven hoe andere sectoren of onze klanten hiermee omgaan.
Bij arbodiensten zien we met als verzuimpakket zoals Visma Verzuim weliswaar een core-applicatie maar de koppeling met HR, achterliggende planning en eventuele facturatie is daarbij niet altijd een logisch geautomatiseerd proces.
De reden dat wij dit procesmatig willen stroomlijnen is dat dit afhankelijkheid terugbrengt, administratieve lasten verlicht, kosten verlaagt en menselijke fouten minimaliseert.
Handmatig versus geautomatiseerd
Facturatie: Een verzuimpakket is geen facturatietool. De facturatie echter moeten distilleren uit een verzuimpakket is een precaire zaak . Door dit te automatiseren wordt het teruggebracht naar 10% van de benodigde administratieve last in uren.
Planning: Met een complexe rollen- en rechtenstructuur wil je dit integreren in je agenda-client. Daarbij zijn afwezigheid, ziektes en beschikbaarheid belangrijke zaken die je in de verdeling tussen arbo-arts en case-manager regulier wilt inplannen. In het onderliggende data-model hebben wij de oplossing voor arbodiensten.
Koppeling met aan- en toeleveranciers; In de verzuimketen zijn ook vele belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden of waar data opgehaald moet worden. Dit gebeurt in een data-warehouse of datamodel. Daarbij dient de data (near)realtime gesynchroniseerd te worden met alle partijen.
Data-inzicht en dashboarding; Met alle data voorhanden en de uit externe en gekoppelde bronnen verkregen data kan informatie gehaald worden om cijfermatig inzicht te geven. Rapportages en dashboarding zijn daarbij een logische uitkomst.
Maar anderen dan?
Zorginstellingen hebben een EPD (electronisch patiënten dossier) waarbij registratie, planning en facturatie centraal geregeld zijn. Output en koppelingen zijn daarin echter onder strikte voorwaarden wel mogelijk. Net zoals bij verzuimpakketten zijn patiënt/persoonlijke gegevens niet deelbaar. In de gezondheidszorg worden met name integrale systemen aangeboden
Gemeenten hebben een zaaksysteem. Daarbij is alle interactie tussen inwoners en gemeente digitaal en procesmatig geborgd. Net zoals verzuim wordt daar case-gericht gewerkt. Binnen de gemeenten worden zowel all-in-one en best-of-breed oplossingen geboden.
Voor zowel de zorg en overheid geldt dat ze het gehele primaire proces in een digitaal en geautomatiseerd proces hebben opgenomen. Arbodiensten hebben daarin nog stappen te zetten.
Schieten de software-pakketten voor arbo-diensten dan tekort?
Tja, in vergelijking met andere sectoren wel als ik kijk naar de volwassenheid. Het vertrekpunt is echter anders geweest. Bijvoorbeeld Verzuimsignaal bestaat reeds tientallen jaren. Commerciële arbodiensten die de dienstverlening voor derden verzorgt bestonden in die tijd nog niet. Derhalve waren planning en facturatie geen issues. Inmiddels zijn arbodiensten een volwassen industrie en zijn er "deel-oplossingen" geplakt aan het bestaande programma.
Dit wordt dan dus opgelost met externe koppelingen, Odata en gegevensuitwisseling (SIVI). Daarmee wordt de mogelijkheid tot een geïntegreerd systeem geboden maar niet door het verzuimpakket ingericht.
En wat als je dat wel wil?
De mogelijkheden zijn er. Dus wil je facturatie terugbrengen naar "uren" in plaats van "dagen" dan is dat mogelijk. Hetzelfde geldt voor planning en datagestuurd werken. Met alle AVG-regelgeving echter wel zaak om dit met verstand van zaken te doen.
Pak daarbij één van je pijnpunten aan, werk dit uit in een proces aan en stel een stroomschema op voor de data. Klein beginnen en dan dit in je core-proces integreren is wat ons betreft de weg naar een geautomatiseerde dienstverlening.