Inleiding
De verbijzonderde interne controle binnen de decentrale overheid (provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen) stelt de organisatie in staat om inzicht te verkrijgen in de rechtmatige en getrouwe totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties zoals weergegeven in de jaarrekening.
Dit gebeurt door het opzetten, bestaan en werking van relevante beheersmaatregelen en het beoordelen van risico's voor rechtmatigheid en getrouwheid te onderzoeken. De verbijzonderde interne controle is gericht op processen met de grootste financiële en maatschappelijke risico's en is bedoeld om foutgevoelige processen te identificeren en de gekoppelde risico's te beperken. Deze interne controle wordt uitgevoerd door een onafhankelijk persoon binnen of buiten de organisatie. Samen met de externe accountant zorgt deze persoon ervoor dat het systeem van interne controle op opzet, bestaan en werking volledig en juist is en dat risico's beheerst worden.
De VNG schreef er een steekhoudend rapport over.
Om voldoende zekerheid te hebben over de betrouwbaarheid van informatievoorziening, zijn er verschillende verdedigingslinies om interne controlemaatregelen in te richten: de 1e lijn belegt de interne controlemaatregelen in de lijnorganisatie, terwijl de 2e lijn de 1e lijn ondersteunt, adviseert, coördineert en interne toetsing uitvoert om te beoordelen of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en adequaat worden uitgevoerd. Deze interne toetsingswerkzaamheden worden meestal uitgevoerd door interne controlefunctionarissen, terwijl de 3e lijn bestaat uit onafhankelijke medewerkers die op externe opdracht toezicht houden op het functioneren van de interne controle en de kwaliteit van de externe rapportage.
De rechtmatigheidsverantwoording vormt een belangrijk onderdeel van de verbijzonderde interne controle, waarbij de organisatie zelf verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van haar handelen. Deze verantwoording wordt vervolgens opgenomen in de getrouwheidsverklaring van de externe accountant. De aandacht voor de verbijzonderde interne controle neemt toe vanwege de komst van de rechtmatigheidsverantwoording.
Andere overwegingen en aandachtspunten
Als decentrale overheid is het belangrijk om te overwegen wat het gewenste ontwikkelperspectief is voor de verbijzonderde interne controle. Moeten er stappen worden gezet om richting een interne audit functie (IAF) te kunnen ontwikkelen of om een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afleggen? Of ligt de lat hoger en is het streven gericht op het opnemen van een (bredere) in control statement? Als er gekozen wordt voor een IAF, is het van belang om aandacht te besteden aan het gevoel van eigenaarschap voor het doorvoeren van voorgestelde verbetermaatregelen door de rest van de organisatie. Zo wordt voorkomen dat het gezien wordt als een "speeltje" van een selecte groep medewerkers die niet deel uitmaken van de lijnorganisatie.
Interne controle is een belangrijk proces om grip te houden op financiële processen, zoals het verlenen van subsidies of het heffen van belastingen. Het is belangrijk om dit proces goed aan te pakken en in control te zijn, zonder onnodige risico's of extra controles. Gemeenten en provincies krijgen te maken met nieuwe wet- en regelgeving waarbij het college van B&W of de gedeputeerde staten zelf verantwoording moeten afleggen over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit vraagt om een goede informatievoorziening en een datagedreven en methodische aanpak.
Vanuit de data
Het gebruik van data om activiteiten op planmatige en grootschalige manier te controleren is al langer gebruikelijk. Door data-mining en artificial intelligence te gebruiken, kunnen medewerkers worden ontzorgd van kwantitatief werk en meer gericht zijn op een kwalitatieve aanpak van de verbijzonderde interne controle. Steekproeven zijn hierbij niet meer nodig, omdat de gehele stroom wordt bekeken en alleen bijzonderheden worden opgemerkt.
Om tot een uniforme en begrijpelijke VIC te komen, worden toleranties gebruikt die overeenkomen met die van de accountantscontrole. Binnen de controle worden bepaalde toleranties gedefinieerd en geaccepteerd, zodat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en over de rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. Diverse controles worden ingeregeld vanuit het perspectief van de data, met behulp van technieken zoals data-, proces- en textmining. Hierdoor wordt gericht gezocht naar belangrijke fouten op basis van risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Rapportages, verantwoording en dashboarding zijn onderdeel van de zichtbaarheid rondom de verbijzonderde interne controle. Binnen DAAT verzorgen wij zowel de inrichting van de VIC en de omliggende rapportages voor gemeenten en andere decentrale overheden.
Procesmining
Procesmining is een vorm van data-analyse die wordt gebruikt om de bedrijfsprocessen binnen gemeenten te ondersteunen. Door verschillende gebeurtenissen, ook wel "events" genoemd, te combineren en te visualiseren, kan worden in kaart gebracht hoe het reguliere proces eruitziet en wat de afwijkingen zijn ten opzichte hiervan. Procesmining kan worden gebruikt om processen te ontdekken, te verbeteren en/of te toetsen aan normen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om te achterhalen welke stappen worden doorlopen bij het betaalbaar stellen van een factuur, of om afwijkingen te identificeren en te onderzoeken waarom deze afwijkingen plaatsgevonden hebben.
Procesmining heeft diverse voordelen. Zo kan de gehele populatie van een proces geanalyseerd en gecontroleerd worden, in tegenstelling tot de gebruikelijke steekproeven die bijvoorbeeld bij audits worden gebruikt. Daarnaast zijn de uitkomsten betrouwbaarder, omdat ze niet afhankelijk zijn van wat er is ingevoerd, maar van wat er daadwerkelijk is gedaan. Procesmining is daarnaast effectief, omdat het een gestructureerde manier is om te toetsen of de interne beheersmaatregelen worden nageleefd en om afwijkingen te signaleren. Tot slot kan procesmining ook helpen om processen te verbeteren, doordat afwijkingen gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd en de oorzaken hiervan kunnen worden onderzocht.