Gemeenten krijgen steeds meer taken toebedeeld. Denk daarbij aan de decentralisatie van het sociale domein (WMO en jeugdzorg bijvoorbeeld), de energietransitie, de omgevingswet maar ook de opgelegde AVG en VIC regelgeving.
Doelmatig werken wordt daarin steeds belangrijker. Speciale aandacht is er in de laatste jaren voor de daaraan gekoppelde IT-architectuur, de koppeling van systemen, data en digitale processen.
Kortom: Werk aan de winkel in zowel het fysieke en het sociale domein om vergaande integratie van data en applicatie binnen de gemeentelijke IT-muren mogelijk te maken.
Waarom integratie zo belangrijk is?
Om met de basis te beginnen. Gemeenten hebben net zoals iedere andere organisatie inmiddels veel data die uit meerdere bronnen komen. Sommigen intern, anderen worden uit de cloud gehaald of gecombineerd met data van externe bronnen. Deze data komt veelal uit applicaties. Het koppelen en vrijgeven van zowel de data als de applicaties is daarin een precieze klus. Je wil immers data in vanuit doelmatigheid en controle maar op een plek bewaren. Daarmee komt de wens tot koppelen al snel naar boven. De data moet immers overal beschikbaar zijn maar slechts op een centrale plek opgeslagen worden. In die situaties dat je moet verplicht moet koppelen met landelijke systemen (zoals mijnoverheid.nl) dan brengen koppelingen de oplossing voor een gecontroleerde uitwisseling.
Om integratie als definitie scherp te hebben dan bedoel ik in dit artikel het koppelen van zowel de data en de applicaties tot een samenhangend systeem. Een data warehouse is dan de ultieme volgende stap. In dit artikel wil ik de integraties bespreken.
De diverse soorten van integraties
Vaak zijn applicaties zelfstandige eenheden die we om met elkaar te laten communiceren aan elkaar koppelen. Dat kan op een aantal manieren die we als gebruikers van data veelal niet zien. Het is toch veelal "backend" werk dat onder de motorkap plaatsvindt.
Er zijn een aantal manieren op dit te doen:
Met systeemsoftware integreer je veelal applicaties die je als middleware vanuit gemeenschappelijkheid laat communiceren en door dezelfde taal te spreken de communicatie afdwingt. Gegevensuitwisseling gaat via ditzelfde platform.
Of je pakt de koppelingen op met een Application Programming Interface (API). Dit is een set van regels, functies en afspraken tussen applicaties die de communicatie en uitwisseling regelt. Dan zijn er nog wel meerdere soorten API's die als uitgangspunt hebben de beschikbaarheid (intern, openbaar of vanuit de aanschaf) of het primaire doel van integreren (database, externe, web of rondom het besturingssysteem).
Of je kiest voor een integratieplatform waarbij je alles op een hoop veegt. Dus alles wat je als SaaS, in de cloud afneemt of op de eigen locatie (on premise) hebt staan zodat je integraal koppelt en synchroniseert.
Hoe dan ook moet het duidelijk zijn dat integraties essentieel zijn om applicaties en data centraal ter beschikking te stellen. Het bepalen van de vorm is geen kleine klus en strategisch te bepalen. Dit leg je vast in een architectuur en visie-document veelal vanuit beleid en beleidsdocumenten. Dus externe hulp inroepen of een gestructureerde aanvliegroute met je eigen IT-afdeling met genoeg interne expertise is dan toch mijn advies.
Datagedreven werken
Het zal je niet verbazen dat we als data-nerds gek zijn op gestructureerd werken. Slimmer, sneller en doelmatiger werken begint dan ook met een goede aanpak van je data. Enerzijds door een goede fundering meer te leggen. Daarop heb ik hierboven al een aanzet gedaan met de besproken integraties en de IT-architectuur. Anderzijds door je Business Intelligence (BI) omgeving goed in te richten. Zullen we daar nog wat dieper op in gaan?
Daarmee leg je de basis om als gemeente datagedreven te werken en een invulling te geven aan de overheidstaken die volgen uit de vergaande decentralisatie. De daaraan gekoppelde taken moeten uitgevoerd worden en de data moet AVG-technisch opgeslagen worden. De inrichting van je Business Intelligence is dan ook een continue proces. Van taken, naar data, naar inzicht, naar doelmatigheid.
Op hoofdlijnen zijn er slechts twee redenen waarom je datagedreven wil werken:
Beter werken vanuit een data-gedreven sturing. Meten is weten daarbij kun je met gevalideerde informatie je beleid toetsen en beter voorspellen.
Betere verantwoording afleggen. Duidelijker laten zien wat je als gemeente doet is daarvan één onderdeel. Het leveren van managementinformatie en invulling geven aan (verbijzonderde) interne controle is daarvan een weliswaar intern gerichte uitkomst maar minstens zo belangrijk.
BI omgeving
Hoe creëer je nu een BI-omgeving waarmee je datagedreven als gemeente kunt werken?
Met een goed ingerichte BI-omgeving ben je slagvaardig en kun je als gemeente je data inzetten voor je gemeentelijke beleid. Dit doe je door te verzamelen, analyseren en het te gebruiken voor het controleren, verantwoorden en wijzigen van je doelmatigheid. Hierdoor creëer je niet alleen snel en juist overzicht over de actuele stand van zaken in je gemeente maar je kunt ook beslissingen op lange en korte termijn hiermee valideren en in gang zetten. Dit versterk je door een BI-omgeving op te zetten die breed over de afdelingsgrenzen inzetbaar is.
Ik zie een aantal stappen die je kunt volgen om je BI-omgeving goed op te zetten.
Ga uit van wat je wil bereiken. Klinkt logisch maar iedere gemeente heeft data e, tools en programma's. Wat je er mee wil bereiken gaat echter terug naar de kern: doelmatigheid. Dus wat wil ik bereiken? En wat is er nodig om datagedreven te gaan werken? Is dit eigen of open data? Als die inventarisatie gemaakt is dan is het mijn voorstel om klein maar toekomstvast te starten.
Start small, think big. Bouw je BI-omgeving in kleine stapjes. Als je uitgaat van use-cases (wat wil ik bereiken?) dan krijg je intern mensen mee om een eerste gezamenlijk succes te creëren. Een proeftuintje klinkt vaak een beetje als "maar wat doen". Het is echter ook een manier om met minimale kosten een eerste oplossing te bewerkstelligen. Van een eerste succes krijgt iedereen energie. Van plannen schrijven krijgen de meeste mensen zere vingers. Pragmatisch (Scrum?) aanvliegen dus.
Bouw uit
Hoe breng ik mijn gemeente op een hoger niveau met applicatie- en data-integratie?
Zoals gezegd externe ondersteuning kan nodig zijn. Het vergt immers veel van het IT-team met expertise die wellicht niet aanwezig is binnen het team.
De globale stappen tref je onderstaand:
Creëer een totaalbeeld. Dus breng in kaart welke applicaties en wensen (vanuit je IT-strategie) er zijn. Kijk ook wat er te integreren is. Belangrijk daarbij is om te prioriteren op de impact die een integratie heeft.
Bepaal welke applicaties je gaat uitfaseren omdat ze een risico vormen (bijv. AVG), geen core-applicatie zijn of dermate oud dat ze als legacy bestempeld moeten worden omdat er geen API beschikbaar is. Vergeet daarbij niet wat je doet met de onderliggende data.
Maak een plan met prioriteiten en een projectmatige insteek. Schat dit in qua uren en expertise. Regel daarbij (tijdelijke) capaciteit indien dit nodig is,
Bereid je team niet alleen voor op het project maar leidt ze ook op voor onderhoud en uitbouw. Ook hiervoor kun je extern capaciteit vinden maar beter is het om deze dagdagelijkse capaciteit binnen de gemeente muren te hebben.
De laatste tips
Vergeet je data niet. Een groot gedeelte van de integratiewens komt voort uit datagedreven werken. Besteed daar dus veel aandacht aan. Een goed gegevensontwerp is veelal de basis. Het geeft je een overzicht van je gegevensbronnen, gegevensstromen, gegevenstypen en de gegevensformaten. Maar ook de frequentie van de synchronisatie, de procedures om de integriteit en de datakwaliteit te behouden of te verbeteren en de maatregelen voor het beveiligen van je gegevens zijn essentiële zaken om goed in je gegevensontwerp mee te nemen.
Uiteindelijk komt een datalake of data warehouse in zicht. Niet voor dit artikel maar onderschat de waarde niet van een dergelijk onderliggende data infrastructuur. In je ontwerp hier rekening mee houden is dan ook geen overbodige luxe.
Wil je aantonen dat je integratie-platform geen overbodige luxe is? Het is daarom handig om niet alleen een integratietraject in te gaan maar ook een aantal cases in gang te zetten om de meerwaarde direct aan te tonnen aan het College. Dus zoek de nieuwe mogelijkheden op in combinaties tussen het fysieke en sociale domein, maak een visualisatie op buurt-niveau met Geo/Gis functionaliteit, verbeter je verbijzonderde interne controle proces met KPI's of ga aan de slag met het WMO-voorspelmodel in combinatie met je achterliggende eigen gemeentelijke data.