Hoeveel kost het bouwen van een data platform?
Laten we beginnen door aan te geven dat de kosten van een datagedreven platform van veel zaken afhankelijk zijn. Net zoals bij de aanschaf van een vervoersmiddel zit er een groot verschil tussen een fiets, auto of boot. Maar dat is niet waarom je dit leest. Jij wil weten waar je aan moet denken als je een data platform wil (laten) bouwen.
Dat ga ik je hieronder uitleggen om zoveel mogelijk duidelijkheid te geven.
Hoe bepaal je de werkzaamheden van een project?
Het bouwen van een digitaal platform begint met een goede uitvraag. We beginnen met het inventariseren van jullie wensen en gaan dan samen bepalen wat er minimaal nodig is om een werkend en doelmatig platform aan jullie op te leveren. Als dit een traject is dat meerdere dagen vergt dan doen we dit vaak in een designsprint. Het eindresultaat van een designsprint is een kostenopzet met functionaliteiten en een plan om de infrastructuur neer te zetten en inclusief input, output en een specificering van de werkzaamheden. Daarvoor rekenen we kosten. Je moet dan denken aan duizend euro per dag. Zit je dan aan ons vast? Nee hoor. Zie ons maar als de architect. Wij maken het complete ontwerp maar je kunt dit door ieder ander (een aannemer dus) laten bouwen. Je hebt er immers voor betaald dus we leveren je alles op zodat jij op weg kan naar een datagedreven toekomst.
Hoe bepaal je de meetlat van een project?
Afhankelijk van jouw wensen gaan we "een meetlat" leggen langs het project. We gaan kijken wat voor jullie leidend is in het project. Dit kunnen kosten zijn (je budget dus). De beoogde opleverdatum (deadline) of een minimale vereiste set aan functionaliteiten (features). Wat willen we hiermee bereiken? Dat jullie uitgangspunt centraal staat. Een fiets opleveren zonder banden (feature) is niet handig. In de wet echter staat in Nederland niets vermeld over een verplichte spiegel op een fiets. Jij kunt die dus als optioneel bestempelen.
Is er echter een harde deadline of budget te halen? Dan maken we die leidend.
Wat zijn de bepalende factoren?
De kosten worden bepaald door een aantal factoren. Die zitten enerzijds opgesloten in de kwaliteit van bouwen. Nu worden er geen slechte auto's meer gebouwd maar je snapt dat er wel verschillen zijn. Wij geloven erin dat je doelmatig moet bouwen. Dus standaard waar mogelijk. En maatwerk als het moet. Hierdoor kun je sneller, beter en goedkoper bouwen. Denk daarbij ook aan de kostenraming die wordt daarbij realistischer, met minder risico (je hebt het immers al eerder gedaan) en regelmatig zien we dan ook dat na een designsprint i.c.m. het gebruikmaken van zoveel mogelijk standaard bouwblokken we goedkoper uit zijn. Een andere factor die de kosten in het project bepalen zijn de lichtvoetigheid waarmee je programmeert, koppelt en bouwt. Een klein team met een direct aanspreekpunt aan de klantzijde zorgt voor effectiviteit en een lage overhead. Hierdoor kun je strak langs de meetlat je projectdoel behalen. Binnen de IT noemen we dit: Agile/scrum. In de normale mensen wereld is dit echter veelal nadenken, communiceren en vooral "samen" meters maken.
De kosten opbouw
De opbouw van de kosten zijn te vatten in een aantal categorieën:
Eenmalige kosten; De bouw van een platform wordt opgedeeld in alle (deel)activiteiten. Die worden in uren weergegeven en in combinatie met de uurprijs (€ 100,--) betekent dit dat we op een totaalprijs komen. Het goed uitschrijven van de activiteiten en inschatting is dus een precies werk en is echter de enige manier om vanuit de vastgestelde "scope" het project op te delen. Soms zijn er nog wat bijkomende kosten voor koppelingen en maandelijks terugkerende abonnementen. Maar deze zijn veelal nog geen 5% in een project.
Hosting; Afhankelijk van het gebruik zijn dit reële kosten die per maand afgerekend moeten worden. Daarbij hebben wij er geen voorkeur voor wie dit doet of waar dit gebeurt. Het zit niet in ons verdienmodel en je kunt daarbij denken voor een gemiddeld platform tussen de € 150,-- en € 250,-- per maand. In veel gevallen kun je dit echter laten vallen binnen je bestaande afspraken met Azure of andere leverancier.
Service Level Agreement; Net zoals met je auto wil je zekerheid hebben. Dat kan bij de pech hulp. Bij ons betaal je daar een vast bedrag per maand voor van € 150,-- (tijdens kantooruren). Wij trainen onze mensen dan op de benodigde competenties voor jouw platform, zorgen dat ze beschikbaar zijn en gaan aan de slag mocht dit nodig zijn. Is het onze fout: onze uren. Is het een fout buiten onze beïnvloedingssfeer: dan zetten we daar een vooraf afgenomen urenkaart voor in (zie hierna).
Urenkaart en onderhoud; Bij een SLA hoort een urenkaart die samenvalt met het onderhoud. Dus voor kleinere werkzaamheden, onderhoud en dergelijke lossen we dit op binnen de gemaakte afspraken. Periodiek laten we zien wat er gedaan is en hebben we overleg over het platform. Deze urenkaart brengen we vooraf in rekening omdat we dan direct aan de slag kunnen. Bijkomend voordeel is dat we dit doen tegen een verlaagd uurtarief (€85,-- per uur).
Doorontwikkeling; Stel dat je grootsere plannen hebt dan de eerste oplevering. Dan gaan we op basis van het platform doorontwikkelen. Daarin zijn er twee smaken. Kleine dingen pakken we (na jullie toestemming) op vanuit de urenkaart. Grotere zaken worden uitgewerkt in een offerte. En dan? Na jullie goedkeuring gaan we met nieuwe energie voor jullie aan de slag.
En opgeteld?
Het opdelen van een project in de onderliggende kosten categorieën is overzichtelijk en transparant maar geeft nog steeds geen duidelijk kostenplaatje. Zoals gezegd een datagedreven platform is geen pak speculaas, maar toch voor eenieder die een richtgetal zoekt, hebben we als echte data-nerds dit in onze boekhouding onderzocht wat de bouw van een platform kost.
De gemiddelden die daaruit volgen:
een dashboard kost tussen de € 8 - €12 k
een platform kost tussen de € 15 - 25 k
een input-output formulier kost tussen de € 5 - € 8 k
een tevredenheidsonderzoek kost tussen de € 4 - € 6 k
Dit zijn de kosten voor het bouwen van het platform exclusief de eerder genoemde designsprint.
Zijn we nog iets vergeten?
Wat is er dan nog niet besproken?
Hoe om te gaan met Intellectueel Eigendom? Voor veel IT-partijen een beladen onderwerp dus daar ga ik een aparte blog-pagina aan wijden. In het kort echter als je een auto koopt dan is die van jou. Zo is het ook met een platform vinden we bij DAAT. Maar als we een standaard bouwblok gebruiken dan ben jij net zoals ieder ander een gebruiker en niet de eigenaar van dat bouwblok.
Wanneer wordt een project duurder? Vaak begint dit als de klant begint te dromen. En wij snappen dat. Daarom beschrijven we goed wat je van ons krijgt. Wil je dan toch extra zaken (buitenspiegel, trekhaak of stoelverwarming) dan mag dat. Wij zullen echter aangeven wat dit kost omdat wij als enige onze uren kunnen inbrengen is dit voor ons allesbepalend. In die situaties dat wij verkeerd ingeschat hebben dan mag je verwachten dat wij dit binnen onze uren oplossen. Tenzij dit buiten onze beïnvloedingssfeer ligt. Dus bijvoorbeeld veranderende wetgeving of een leverancier die tussentijds tarieven verhoogd voor de API-koppeling.